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基层法院档案电子化工作存在的问题及建议

作者: 发布时间:2020-01-02 10:09 信息来源:绩溪县审计局 访问次数:

法院诉讼档案是在诉讼过程中形成的人民法院审判活动的真实记录,它对检查人民法院执行国家政策、法令的情况,对调研工作总结经验以及对国家制定法律提供资料,都有重要的作用。为更好地管理案件档案、缓解审判资源压力,法院近年来致力于推进档案电子化。

日前,笔者在实施某法院主要负责人任期经济责任审计过程中,发现目前档案电子化过程中存在一些问题,主要是结案案卷超期未归档,其中不乏案件结案后300余天案卷尚未归档的情况,明显超过规定的归档期限(一个季度内或者三个月内完成归档工作)。

分析其原因,主要有以下三个方面:一是部分案件由于上诉,造成结案以后未能及时归档;二是手续制度不完善,工作人员离职、换岗,没有做好工作交接,案卷没能及时归档;三是目前档案电子化采取同步扫描的方式,工作人员为图方便,统一扫描上传,造成案卷未能及时归档。

司法档案是国家的重要档案之一,是人民法院审判工作和司法行政工作的历史记录。法院应重视档案工作积极纠正档案管理工作中出现的各种不足,进一步改进档案管理工作审计建议:

(一)提高对档案工作重要性的认识。法院领导同志要定期或不定期检查了解档案管理工作情况及时帮助解决存在的问题和困难,并随时向上级法院反映情况。

(二)建立健全电子化档案管理制度。只有在文书立卷、归档、保管、调阅等各个环节都建立起严格制度以后,档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等六项工作才能正常地进行,才能防止和克服案卷超长期未归档等混乱现象,有效地发挥电子化档案的应有作用。

(三)确保档案工作人员的稳定性和政治性。档案工作人员要保持一定的稳定性、不要轻易调动,以便他们熟悉情况,积累经验,好工作。档案工作人员调动时,一定要办好交接手续,避免发生混乱现象。同时档案工作是一项机要工作,配备的人员必须在政治上完全可靠。